2016, Strobel, Sven

This paper discusses the workflow management of sprints and software tests at the German National Library of Science and Technology (TIB) and pays special attention to how the enterprise wiki can be used to support forms of group interaction such as coordination, consensus (finding), and cooperation. The enterprise wiki helps to organize who has to do what by when (coordination). At TIB, it essentially supports the project managers in planning, organizing, and controlling the workflows of the project. Moreover, it facilitates and accelerates the decision making within the team (consensus) and helps the team members to share knowledge and develop ideas by editing common documents (cooperation). The workflows for sprints and software tests as well as their management are illustrated by the example of the TIB project relaunching the TIB|AV-Portal. The paper argues that establishing workflows in the wiki makes collaborative working more efficient and easier to handle. This is shown with respect to the team’s coordination, consensus finding, and cooperation in the project. The paper also specifies the TIB concepts for sprints – a method to develop concepts collaboratively – and software tests. The topic discussed here relates to subject areas such as knowledge management and project management and, more specifically, to collaborative working and computer-supported cooperative work.

2016, Strobel, Sven

Teams working on the development of software systems use certain tools and workflows of product and knowledge management. These tools and workflows help them plan, monitor and control the product at all stages of the product lifecycle as well as capture, develop and share project-related knowledge. This paper discusses the tools and workflows development teams of the German National Library of Science and Technology (TIB) use when developing the web portals. The use case illustrated here is a project, in which the interaction concept and screen design of the video portal of TIB (TIB|AV-Portal) had to be adapted to the new look and feel of the main portal (TIB-Portal). In the course of the project, the team gathered and structured preliminary requirements in the enterprise wiki, created an Axure user interface prototype, evaluated the prototype and specified the requirements using sprints from the Scrum framework, commissioned external screen designers and software developers to create a new screen design based on the prototype and implement the requirements, tested the implementations in a collaborative workflow and approved their deployment after debugging.

2014, Strobel, Sven

Die Videos des TIB|AV-Portals werden mit insgesamt 63.356 GND-Sachbegriffen aus Naturwissenschaft und Technik automatisch verschlagwortet. Neben den deutschsprachigen Videos verfügt das TIB|AV-Portal auch über zahlreiche englischsprachige Videos. Die GND enthält zu den in der TIB|AV-Portal-Wissensbasis verwendeten Sachbegriffen nur sehr wenige englische Bezeichner. Es fehlt demnach ein englisches Indexierungsvokabular, mit dem die englischsprachigen Videos automatisch verschlagwortet werden können. Die Lösung dieses Problems sieht wie folgt aus: Die englischen Bezeichner sollen über ein Mapping der GND-Sachbegriffe auf andere Datensätze gewonnen werden, die eine englische Übersetzung der Begriffe enthalten. Die verwendeten Mappingstrategien nutzen die DBpedia, LCSH, MACS-Ergebnisse sowie den WTI-Thesaurus. Am Ende haben 35.025 GND-Sachbegriffe (mindestens) einen englischen Bezeichner ermittelt bekommen. Diese englischen Bezeichner können für die automatische Verschlagwortung der englischsprachigen Videos unmittelbar herangezogen werden. 11.694 GND-Sachbegriffe konnten zwar nicht ins Englische „übersetzt“, aber immerhin mit einem Oberbegriff assoziiert werden, der eine englische Übersetzung hat. Diese Assoziation dient der Erweiterung der Suchergebnisse.

2017, Strobel, Sven

Soziale Softwarewerkzeuge wie Wikis sind in Unternehmen und auch im Bibliotheksbereich längst etabliert. Sie unterstützen das Projekt- und Wissensmanagement der Organisation. Häufig werden die Möglichkeiten, die diese Techniken bieten, allerdings nicht voll ausgeschöpft. Dieser Beitrag zeigt anhand eines Projekts der Technischen Informationsbibliothek (TIB), wie wesentlich das Unternehmenswiki das Wissensmanagement und kollaborative Arbeiten in Projekten unterstützen kann, wenn es intensiv genutzt wird. Die TIB musste nicht erst eine teure und komplizierte Software hinzukaufen, sondern setzte auf das im Haus bereits etablierte Confluence-Wiki. Confluence ist ein Standard-Tool, das in vielen Bibliotheken verwendet wird. Das TIB-Projekt hatte zum Ziel, den Relaunch des AV-Portals (av.tib.eu) zu organisieren. Das Team integrierte in seine Projektarbeit ein Konzept aus dem agilen Produktmanagement: sog. Sprints“. Diese Sprints wurden mit einem differenzierten und rollenbasierten Prozess im Confluence-Wiki abgebildet. In dem von der TIB entwickelten Sprint-Konzept legt der Projektmanager ein Dokument im Wiki an, in dem er erste Anforderungen und Aufgaben für alle Teammitglieder festhält. Die Teammitglieder schreiben das Konzept kollaborativ auf einer Wiki-Seite und arbeiten ihre Aufgaben ab. Der Projektmanager nutzt das Wiki, um Konzeptfortschritt und Aufgabenbearbeitung zu kontrollieren. Sprints liefern am Ende Konzepte, die kollaborativ evaluiert, entwickelt und abgenommen wurden. Sie vereinfachen und beschleunigen komplexe Entscheidungsfindungen und lassen sich in zahlreichen Bereichen des Projekt- und Wissensmanagements anwenden. Der Beitrag stellt Ablauf, Rollen und Dokumente des TIB-Sprint-Workflows detailliert vor.

2017, Strobel, Sven

Wikis have long been established in the library sector. Yet, librarians tend to only use them when compiling lists of links or files. The Competence Centre for Non-Textual Materials (KNM) at the German National Library of Science and Technology (TIB) rather uses the wiki as a working platform for collaboration, knowledge sharing, and management of tasks and workflows. The KNM team defined an agile sprint workflow and implemented it in the wiki in order to develop requirements specifications for the TIB AV-Portal. The KNM method combines a wiki-based management of workflows with agile methods. This method accelerates complex decision making, structures and standardises the processes, intensifies collaboration, and documents everything in the wiki. The paper presents the execution, roles and artefacts of the KNM sprint workflow. It also shows what the KNM method has in common with Scrum and how it differs from it. The KNM method is not limited to software development. It can be applied to concepts other than requirements specifications, such as research applications, guidelines or manuals.